北京理工大学研究生学籍异动办理流程

编辑： 研究生院 发布日期： 2019-08-20

一、适用范围及对象
        适用范围：适用于研究生申请办理保留入学资格、保留入学资格重新入学、休学、复学、退学、博转硕、提前毕业、转学院、转学科（专业）、转导师、暂缓注册、请假、结业、结业转毕业等共十四类学籍异动。
        适用对象：（1）北京理工大学双证在籍研究生（不包含外国留学研究生）；（2）不在籍研究生中仅限往年结业的研究生办理结业转毕业；（3）仅限研究生新生办理保留入学资格、保留入学资格重新入学。
二、学籍异动申请所需材料
        1、《北京理工大学研究生学籍异动申请表》。
        2、各类异动应单独准备的材料
        （1）保留入学资格
        经校医院诊断身体条件不便或患有疾病，短期可治愈，暂不宜在校学习的，及已怀孕或于入学前分娩、从报到之日起仍需休产假一个月以上的，应有校医院诊断证明或校医院指定医院的诊断证明并经校医院认定；
        定向就业研究生，根据定向单位要求，需要先到定向单位入职的，应有单位同意函；
        为增加社会实践、学科（专业）实践经验或因其他特殊原因的，应有情况说明（陈述申请保留入学资格的原因及在保留入学资格期间的个人计划）并提供相应的证明材料；
        应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队）的，应有入伍相关材料。
        （2）保留入学资格重新入学
        因病或因孕申请保留入学资格的，应有校医院诊断结果为合格的证明，或校医院指定医院诊断结果为合格的证明并经校医院认定；
        （3）休学
        因身体健康等原因不宜在校学习的，应有校医院诊断证明或校医院指定医院的诊断证明并经校医院认定；
        因创业需要休学的，应有相关证明材料；
        因其它个人原因或特殊原因的，应有相关情况说明，必要时附相关材料；
        （4）复学
        因病或因孕休学的，应有校医院诊断结果为合格的证明，或校医院指定医院诊断结果为合格的证明并经校医院认定；
        创业休学的研究生复学，应提供创业期间相关成果或其他相关证明材料。
        （5）退学
        因身体健康等原因不能继续在校学习的，应有校医院诊断证明或校医院指定医院的诊断证明并经校医院认定；
        因其它个人原因或特殊原因的，应有相关情况说明，必要时附相关材料；
        （6）博转硕
        因身体健康等原因的，应有校医院诊断证明或校医院指定医院的诊断证明并经校医院认定；因其它个人原因或特殊原因的，应有相关情况说明，必要时附相关材料；
        申请人及导师共同签字的博士研究生转硕后的培养计划，应包含但不限于已修学分、开题完成情况、中期完成情况、培养环节完成情况、预计毕业时间等；
        （7）提前毕业：成绩单、能支撑提前毕业的材料及学院出具的公示情况说明。
        （8）转学院、转学科（专业）
        跨学院转学科（专业）：拟转入学院出具的考核结果及公示情况；
        本学院内转学科（专业）：学院出具的公示情况；
        定向就业研究生申请转学科（专业）的，需由定向单位出具要求研究生转学科（专业）的正式函件。
        3、必要时应附其他证明材料。
三、详细办理流程
        1、【所有异动类别适用】研究生本人提出申请，按填表要求如实填写并打印《北京理工大学研究生学籍异动申请表》，详细写明申请理由，本人签字，并根据具体业务要求附相关材料。
        2.1、【所有异动类别适用（若申请保留入学资格或保留入学资格重新入学的研究生新生还未确定导师，可以跳过此步骤）】导师了解情况、审核、签署意见或情况说明（勿用签名章）。
        2.2、【适用于转导师】拟转入导师了解情况、审核、签署意见或情况说明（勿用签名章）。
        3.1、【适用于保留入学资格、保留入学资格重新入学、休学、复学、退学、请假、暂缓注册】研究生辅导员签署意见。
        3.2、【适用于录取类别为定向就业的研究生】定向委培单位（人事部门）签署意见并加盖公章。
        4、【所有异动类别适用】研究生将申请表及相关材料交至所在学院，学院对申请表及证明材料的规范性、完整性与真实性进行检查，经检查无误后受理申请材料，并予以登记。申请表及材料不规范、不完整、不真实的不予受理。
        5.1、【适用于保留入学资格、保留入学资格重新入学、休学、复学、退学、请假、暂缓注册】学院干事报学院副书记、副院长审核并签署意见。
        5.2、【所有异动类别适用】学院干事报学院主管研究生教学副院长审核并签署意见。
        5.3、【适用于请假（两周以上）】学院干事报学院书记或院长审核并签署意见。
        6.1、【所有异动类别适用】学院在申请表加盖公章。
        6.2、【适用于提前毕业、院内转学科（专业）】学院在学院网站进行不少于5个工作日公示。
        6.3、【适用于院内转导师】由学院干事在“研究生教育管理系统”中操作，办结后归档并告知研究生及导师。
        6.4、【适用于请假、暂缓注册】学院办结归档并告知研究生及导师。
        6.5、【适用于跨学院转导师、转学院、转专业】拟转出学院将申请表及材料流转给拟转入学院，拟转入学院进行办理。
        6.6、【适用于保留入学资格、保留入学资格重新入学、休学、复学、退学、博转硕、提前毕业、转学院、转学科（专业）、结业、结业转毕业】学院将申请表报送研究生院。
        7.1、【适用于保留入学资格、保留入学资格重新入学、休学、复学、退学、博转硕、提前毕业、转学院、转学科（专业）、结业、结业转毕业】研究生院对申请材料进行形式审查：对未按规定递交申请材料或申请材料不完整、不真实的，将相关情况反馈学院并终止受理，所交材料原则上概不退还；对审查无误的申请，进行审批。非特殊情况下研究生院审查、审批的时间原则上为五个工作日内。
        7.2、【适用于保留入学资格、保留入学资格重新入学、休学、复学、退学、博转硕、提前毕业、转学院、转学科（专业）、结业、结业转毕业】研究生院审批未通过的，将相关情况反馈学院并终止受理，所交材料原则上概不退还；研究生院审批通过后，申请结果即日生效。研究生院负责变更或备案研究生的相关学籍信息或学籍状态。
        8.1、【适用于保留入学资格、保留入学资格重新入学、休学、复学、退学、博转硕、提前毕业、转学院】研究生院告知学院审批结果，由学院通知研究生于指定地点领取《北京理工大学研究生学籍异动手续表》《北京理工大学研究生学籍通知单》等，并在规定的办理期限内（自批准之日起一周）到学校各职能部门办理手续后，将《北京理工大学研究生学籍异动手续表》交还。
        8.2、【适用于保留入学资格、保留入学资格重新入学、休学、复学、退学、博转硕、提前毕业、转学院】研究生院对《北京理工大学研究生学籍异动手续表》检查无误后，学籍异动办理结束。
        8.3、【适用于退学】研究生领取《退学（肄业）证明》（一式五份：一份用于万寿寺派出所户口迁出，一份用于当地派出所落户，一份用于档案迁出，两份研究生本人自留）。《退学（肄业）证明》若有遗失或损坏，再不补开（办）。
四、其他说明
        1、学院收到研究生的学籍异动申请后，应对申请表及证明材料的规范性（是否按要求填表及提交材料）、完整性（申请表无空缺项，即研究生基本信息、相关意见、签字、日期、盖章等不得为空）与真实性进行严格检查。
        2、非特殊情况下学院审查、审批的时间原则上为5个工作日内。
        3、学院应及时负责督促申请已获批准的研究生在规定时间内办结异动手续。